La firma electrónica se ha convertido en una herramienta clave para las organizaciones principalmente por el hecho de permitir la aceptación de acuerdos en el ambiente online con la misma validez que un trámite impreso y presencial.
Este tipo de solución también es extremadamente eficiente para reducir costos directos e indirectos.
- La compra de insumos y materiales de oficina, como tinta para impresión y papel, configura un gasto potencialmente relevante, ya que a largo plazo puede contribuir a la reducción del margen de beneficio del negocio.
Por medio del uso de la firma electrónica, será posible eliminar el costo de impresión de documentos como acuerdos de Negocios, contratar proveedores, revisar y renovar contratos con clientes, contratar personal.
Asimismo, es importante señalar que una solución de firma electrónica también promueve el ahorro de energía eléctrica y ayuda al cuidado del medio ambiente al reducir la demanda de uso de aparatos electrónicos como impresoras.
- Otros costos involucrados, que se elimina en el uso de firmas electrónicas es suprimir los gastos logísticos involucrados en el envío de documentos.
Los datos son uno de los activos más importantes de las organizaciones. Por esta razón, es indispensable implementar medidas que puedan optimizar su protección, tal es el caso de la firma digital.
De hecho, la aceptación de contratos y el cierre de negocios a través de la firma manuscrita acarrea una serie de riesgos con potencial suficiente para generar altos costos a la empresa, como el robo de documentos y el acceso de terceros a información sensible.
- En lo que concierne a la seguridad de la firma electrónica, se relaciona con la calidad del softwareo plataforma, así como a la idoneidad y reputación del proveedor en el mercado de clase mundial.
La firma electrónica se posiciona como una solución más eficiente, puesto que permite el envío de los documentos en el ambiente digital contando con medidas de seguridad adecuadas para que la otra parte interesada reciba, analice, efectúe las correcciones necesarias y luego, devuelva el contrato en el medio virtual.
Así, las empresas logran modificar cláusulas y reestructurar documentos de forma mucho más económica, rápida y efectiva.
- Por último, corregir, imprimir y enviar varias veces el mismo documento impreso no solo afecta la rentabilidad, sino también la productividad de los equipos de trabajo principalmente porque necesitan destinar un tiempo valioso de la jornada laboral a subsanar ese tipo de inconvenientes.
Al conocer el impacto de la firma electrónica en los costos directos e indirectos de un negocio, esperamos que te sientas cómodo para estructurar una estrategia que permita introducirla al cotidiano de tu negocio.
Si has llegado a la conclusión de que contar con una firma electrónica te ayudará a incrementar la agilidad y calidad de los procesos de tu negocio. ¡Contáctate con Nosotros! firmaschile.
